Optimieren Sie Ihr Projektmanagement mit Collaborative Tasks

Autor des Artikels

Antoine Saintoyant
Business Consultant bei Visiativ Switzerland

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10 entscheidende Tech-Tipps zur Steigerung Ihrer Effizienz mit Collaborative Tasks in der 3DEXPERIENCE Plattform

In einer Zeit, in der Projekte immer komplexer, Teams zunehmend verteilt und Zeitbudgets knapper werden, ist eine smarte Aufgabenverwaltung entscheidend für den Projekterfolg. Die 3DEXPERIENCE Plattform von Dassault Systèmes bietet mit dem Tool Collaborative Tasks eine zentrale Lösung, um modernes Projektmanagement auf das nächste Level zu bringen – intuitiv, vernetzt und jederzeit kollaborativ.

Im folgenden Leitfaden zeigen wir Ihnen 10 bewährte Tech-Tipps, mit denen Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten, die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern und Ihre Projekte besser steuern können. Ob Sie gerade erst mit Collaborative Tasks starten oder Ihre Prozesse verfeinern möchten – diese Tipps bringen Klarheit und Struktur in Ihr digitales Projektmanagement.

1: Optimieren der Aufgabenverwaltung mit erweiterten Filtern

Kontext:Bei einer Vielzahl von Aufgaben wird es schwierig, den Überblick zu behalten. Mithilfe von Filtern können Sie Ihre Aufgaben klar und strukturiert organisieren.

Wie vorgehen?

1. Klicken Sie auf das Filtersymbol in der Symbolleiste, um die Filteroptionen anzuzeigen.
2. Wenden Sie einen der folgenden Filter an:
   • Nach Status:
     • To Do (Geplante oder zu beginnende Aufgaben).
     • In Work (Aufgaben in Arbeit).
     • Completed (abgeschlossene Aufgaben).
   • Nach Reifegrad: Zeigt den Status als Draft, To Do, In Approval und Completed an.
   • Nach Fälligkeitsdatum: Organisieren Sie Ihre Aufgaben nach Fälligkeit:
     • Overdue:  Überfällige Aufgaben.
     • Today: Fällig am heutigen Tag.
     • Tomorrow: Muss am nächsten Tag erledigt werden.
     • This Week: Geplant für diese Woche.
3. Kombinieren Sie mehrere Filter, um eine individuelle Ansicht zu erhalten. Lassen Sie sich zum Beispiel nur «In Work»-Aufgaben mit einer «Overdue»-Fälligkeit anzeigen, um kritische Prioritäten zu erkennen.

Bonus-Tipp:

Verwenden Sie den Filter «Show Tasks Where I Am Candidate«, um nicht zugewiesene Aufgaben ausfindig zu machen, denen Sie sich direkt zuordnen können.

📌 Vorteil: Durch die Verwendung dieser Filter reduzieren Sie visuelle Störungen und können sich schnell auf die Aufgaben konzentrieren, die Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern.

2: Steigern Sie Ihre Produktivität mit Multi-Select und Massenänderungen

Kontext: Es kann zeitraubend sein, mehrere Aufgaben nacheinander zu erledigen. Die Multi-Select-Funktion ermöglicht zeitsparende Gruppenaktionen.

Wie vorgehen?

1. Aktivieren Sie den Multiselect-Modus, indem Sie auf das Multiselect-Symbol in der Symbolleiste klicken. Auf allen Aufgabenkacheln wird ein Kontrollkästchen angezeigt.
   
2. Wählen Sie die gewünschten Aufgaben aus (bis zu 20 gleichzeitig).
3. Führen Sie Gruppenaktionen durch:
   • Eigenschaften bearbeiten: Klicken Sie auf Edit Selected, um Folgendes anzupassen:
     • Fälligkeitsdaten.
     • Prioritäten (Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend).
     • Reifestatus (To Do, In Work, Completed).
     • Zuweisungen: Fügen Sie Verantwortliche hinzu oder ändern Sie sie.
   • Schnelle Aktionen (Rechtsklick):
     • Mark as Complete: Alle Aufgaben als erledigt markieren.
     • Duplicate: Erstellen Sie identische Kopien von Aufgaben.
     • Re-open: Erledigte Aufgaben erneut öffnen.
     • Delete: Veraltete Aufgaben löschen.

Konkretes Beispiel: 

Sie müssen 10 In Work-Aufgaben abschliessen, um sie als erledigt zu markieren.

Aktivieren Sie Multi-Select, markieren Sie die Aufgaben und wählen Sie dann «Mark as Complete«, um alle Aufgaben mit einem Klick abzuschliessen.

📌 Vorteil: Eine schnelle Verwaltung von Massenaufgaben ermöglicht es Ihnen, sich auf Aktionen mit hohem Mehrwert zu konzentrieren und gleichzeitig Ihre Zeit zu optimieren.

3: Zentralisieren Sie Ihre Lieferungen und Anhänge mit Drag-and-Drop

Kontext: Für jede Aufgabe können Dokumente, Ergebnisse oder Anhänge erforderlich sein, um die Nachverfolgung von Projekten zu erleichtern.

Wie vorgehen?

1. Öffnen Sie eine Aufgabe in der Kachel- oder Eigenschaftsansicht.
2. Fügen Sie Anhänge hinzu:
   • Wählen Sie eine Datei aus 3DSpace, 3DDrive, 3DSwym oder von Ihrem Desktop aus.
   • Ziehen Sie die Datei(en) per Drag & Drop direkt in den Bereich Attachments.
3. Hinzufügen von Deliverables:
   • Wählen Sie eine Datei aus 3DSpace, 3DDrive, 3DSwym oder von Ihrem Desktop.
   • Ziehen Sie die Datei(en) per Drag & Drop direkt in den Bereich Deliverables.
4. [New] URL Link
   • Sie können sogar URL-Links hinzufügen, indem Sie auf New Link klicken.

Bonus-Tipp:

Ziehen Sie eine Datei oder ein Deliverable auf eine zu erledigende Aufgabe (To Do), um sie automatisch als Attachments hinzuzufügen, oder auf eine laufende (In Work) oder abgeschlossene (Completed) Aufgabe, um sie zu den Deliverables hinzuzufügen.

📌 Vorteil: Ihre Dateien sind zentralisiert, leicht zugänglich und den richtigen Aufgaben zugeordnet, sodass sie besser kollaborativ verfolgt werden können.

4: Nutzen Sie Kommentare, um die Zusammenarbeit zu stärken

Kontext: Müssen Sie Informationen austauschen oder Schritte einer Aufgabe bestätigen? Die Kommentarfunktion verbessert die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Wie vorgehen?

1. Wählen Sie eine Aufgabe aus und klicken Sie auf das Comments-Symbol.
2. Verfassen Sie Ihren Kommentar im Feld Write a Comment und bestätigen Sie mit Enter.
3. Auf einen Kommentar antworten: Klicken Sie unter einem vorhandenen Kommentar auf Reply, um eine Konversation zu beginnen.
4. Zusätzliche Aktionen:
   • Edit: Bearbeiten Sie einen Kommentar, indem Sie auf Edit klicken.
   • Delete: Löschen Sie einen Kommentar, wenn nötig.
   • Endorse: Bestätigen oder unterstützen Sie einen Kommentar, indem Sie auf 👍 klicken.

Bonus-Tipp:

Kommentare sind für alle der Aufgabe zugewiesenen Beteiligten sofort sichtbar, was die Transparenz und Effektivität des Austauschs erhöht. Verwenden Sie das @-Zeichen gefolgt vom Namen eines Users, um diese Person im Kommentar zu markieren.

📌 Vorteil: Eine bessere Kommunikation verringert Missverständnisse, beschleunigt Freigaben und verbessert die Nachverfolgung von Massnahmen.

5 : Weisen Sie nicht zugewiesene Aufgaben einfach zu

Kontext:Manche Aufgaben bleiben ohne Verantwortliche. Ergreifen Sie die Initiative und weisen Sie sie sich selbst zu.

Wie vorgehen?

1. Filtern Sie die Aufgaben mit der Option Show Tasks Where I Am Candidate.
   • Dies filtert die Aufgaben heraus, bei denen Sie in den Mitgliedern als Candidates for Assignment erscheinen.
2. Durchsuchen Sie die verfügbaren Aufgaben.
3. Klicken Sie auf Assign to Self, um Ihnen die Aufgabe zuzuweisen.

📌 Vorteil: Eine proaktive Methode, um verwaiste Aufgaben zu vermeiden und den Projektfortschritt reibungsloser zu gestalten.

6: Nutzen Sie die 6WTags für eine intelligente Sortierung von Aufgaben

Kontext: Wenn Sie eine grosse Anzahl von Aufgaben verwalten, ist es wichtig, diese effizient nach bestimmten Kriterien zu organisieren. Die 6WTags ermöglichen eine leistungsstarke kontextbezogene Filterung.

Wie vorgehen?

1. 6WTag verwenden:
   • Aktivieren Sie 6WTags , um Ihre Aufgaben zu filtern oder ihnen eine Farbe zuzuordnen.
   • Filtern Sie beispielsweise nach Who, um Aufgaben zu sehen, die einer bestimmten Person zugewiesen wurden, oder nach When, um Aufgaben zu sehen, die diese Woche fällig sind.
2. Sortieren nach Farben:  
   • Wenn Sie Farben anwenden möchten, um Ihre Aufgaben visuell zu unterscheiden, öffnen Sie einfach das Menü auf der Ebene eines Schlüsselworts und aktivieren Sie Colorize.

Bonus-Tipp:

Verwenden Sie die Multi-Tag Refine, um mehrere Filter zu kombinieren.

📌 Vorteil: Eine personalisierte und intuitive Ansicht, um Ihre Aufgaben nach den Kriterien, die Ihnen wichtig sind, zu filtern, zu organisieren und zu priorisieren.

7: Wiederkehrende Aufgaben duplizieren, um Zeit zu sparen

Kontext:Einige Aufgaben wiederholen sich in Ihren Projekten (z. B. wöchentliche Besprechungen, regelmässige Berichte). Durch Duplizieren können Sie Zeit sparen und gleichzeitig die Grundstruktur beibehalten.

Wie vorgehen?

1. Wählen Sie die Aufgabe aus, die Sie duplizieren möchten.
2. Klicken Sie auf Options und wählen Sie Duplicate.
3. Eine Kopie der Aufgabe wird mit denselben Attributen erstellt: Titel, Beschreibung, Zuweisungen etc.
4. Ändern Sie nur die notwendigen Informationen wie:
   • Fälligkeitsdatum
   • Reifestatus
   • Priorität

Bonus-Tipp:

Kombinieren Sie beim Erstellen einer Aufgabe das Duplizieren mit der Option Repeat, um schnell Serien von ähnlichen Aufgaben zu erstellen.

📌 Vorteil: Weniger manuelle Eingaben für wiederkehrende Aufgaben, was Zeit spart und für Einheitlichkeit im Projekt sorgt.

8: Verwalten Sie Ihre Benachrichtigungen, um auf dem Laufenden zu bleiben, ohne überflutet zu werden

Kontext:Benachrichtigungen zu erhalten ist wichtig, um den Überblick zu behalten, aber zu viele Benachrichtigungen können verwirrend sein. Passen Sie sie so an, dass Sie nur die relevanten Informationen erhalten.

Wie vorgehen?

1. Gehen Sie zu den Einstellungen, indem Sie oben rechts auf ⚙ klicken.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Project Planning.
3. Filtern Sie Ihre Benachrichtigungen:
   • Wählen Sie nur die Ereignisse aus, die Sie in Verbindung mit Ihren Projekten sehen möchten.
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie Benachrichtigungen:
   • Wählen Sie, wo Sie Benachrichtigungen erhalten möchten:

1. • • Notifications Center
     • Alert
     • Mail
     • Browser

Bonus-Tipp:

Markieren Sie bereits bearbeitete Benachrichtigungen als gelesen oder archivieren Sie sie.

📌 Vorteil: Proaktives Informationsmanagement ohne Überlastung, damit Sie sich auf Ihre Prioritäten konzentrieren können.

9: Maximieren Sie die Sichtbarkeit mit Projektkontexten

Kontext: Aufgaben können verschiedenen Kontexten angehören (Projekt, Dokument, Produkt). Die Verknüpfung Ihrer Aufgaben mit einem bestimmten Kontext erleichtert die Übersicht über ein Projekt.

Wie vorgehen?

1. Öffnen Sie Ihr Kanban-Board in Collaborative Tasks.
2. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf das Feld Context.
3. Wählen Sie den Kontext:
   • Wählen Sie ein bestehendes Projekt oder Produkt über die 3DSearch oder per Drag-and-Drop aus einem anderen Widget
4. Zwischen den Kontexten wechseln:
   • Klicken Sie auf Remove, um zur Ansicht My Tasks zurückzukehren.
   • Fügen Sie einen neuen Kontext hinzu, um die relevanten Aufgaben in einem anderen Rahmen anzuzeigen.

Bonus-Tipp:

Wenn Sie neue Aufgaben erstellen und ein Kontext definiert ist, wird dieser automatisch mit den neuen Aufgaben verknüpft.

📌 Vorteil: Eine strukturierte Organisation nach Projekt oder Lieferbarkeit, um alle Aufgaben in einer konsistenten Umgebung zu zentralisieren.

10: Komplexe Aufgaben mit Checklisten vereinfachen

Kontext:Komplexe Aufgaben erfordern oft Unterschritte. Eine Checkliste hilft dabei, eine Aufgabe in kleinere, konkrete Schritte zu unterteilen.

Wie vorgehen?

1. Öffnen Sie die Aufgabe und gehen Sie zum Tab Checklist.
2. Klicken Sie auf New Item, um Unterpunkte hinzuzufügen.
3. Fügen Sie einen Titel und eine Beschreibung für jeden Unterschritt hinzu.
4. Die Zugewiesenen können auf jedes Element mit folgenden Optionen antworten:
   • Yes (Erledigt).
   • No (Nicht erledigt).
   • No Answer (Zu bearbeiten).
5. Verfolgen Sie den Gesamtfortschritt anhand der Antworten der Teammitglieder.

📌 Vorteil: Eine bessere Strukturierung, um Erwartungen zu verdeutlichen und Unteraufgaben zu verfolgen.

Effizientes Projektmanagement beginnt mit den richtigen Werkzeugen und dem Wissen, sie richtig einzusetzen. Die Collaborative Tasks in der 3DEXPERIENCE Plattform ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zentral zu verwalten, Informationen gezielt zu teilen und Projekte kollaborativ zum Erfolg zu führen.

Nutzen Sie diese 10 Tipps, um Ihre Prozesse messbar zu verbessern – für mehr Übersicht, höhere Produktivität und zufriedenere Teams.