SOLIDWORKS PDM: Einfügen vs. Als Freigegeben einfügen – so vermeiden Sie Dubletten
In SOLIDWORKS PDM Professional gibt es zwei scheinbar ähnliche Befehle: Einfügen und Als Freigegeben Einfügen. Der Unterschied ist entscheidend für die effiziente Dateiverwaltung, die Vermeidung von Dubletten und eine saubere Workflow-Historie. Dieser Beitrag zeigt die Unterschiede, Best Practices und typische Stolperfallen.
Der Standardbefehl: „Einfügen“
Bei Einfügen wird eine Datei von Ordner X nach Ordner Y kopiert (z. B. Strg+C → Strg+V oder per Rechtsklick). Das erzeugt zwei Dateien mit identischem Inhalt zum Kopierzeitpunkt, aber unterschiedlichen PDM-IDs – ohne jeglichen Bezug zueinander. Jede Datei entwickelt sich unabhängig weiter (Status, Änderungen, Inhalte).
Datei auswählen und Einfügen vorbereiten
Beispiel: Datei VV_Suivi_FVUT_2024.xlsx kopieren.
Kontextmenü: Kopieren
Schritt 1: Rechtsklick → Kopieren.
Kontextmenü: Einfügen im Zielordner
Schritt 2: Im Zielordner Einfügen.
Ergebnis: Zwei identische Dateien, unterschiedliche IDs
Ergebnis: identischer Inhalt, unterschiedliche PDM-IDs, keine Verknüpfung.
Die neue Datei wird anschliessend eingecheckt und tritt mit eigenem Lebenszyklus in den Workflow ein.
Einchecken der neu eingefügten Datei
Einchecken: eigener Workflow-Status.
Zwei Dateien mit gleichem Namen, unterschiedlichen Stati/IDs
Beide Dateien haben denselben Namen, aber unterschiedliche IDs und Status.
Hinweis: Je nach Tresor-Konfiguration (Einstellung „Doppelte Dateinamen“) können unterschiedliche Dateinamen erforderlich sein.
Einstellung: Doppelte Dateinamen
Tresor-Einstellungen für doppelte Dateinamen.
Empfehlung: Eindeutige SOLIDWORKS-Dateinamen
Empfehlung: eindeutige Namen für SLDPRT, SLDASM, SLDDRW.
Weitere Beispiele zu Namensregeln
Weitere Beispiele zu Namensregeln.
Die Alternative: „Als Freigegeben einfügen“
Als Freigegeben einfügen macht eine Datei in mehreren Ordnern sichtbar – ohne Dubletten zu erzeugen. Name, ID und Status bleiben in allen Instanzen identisch.
Voraussetzungen: Berechtigungen in Workflow-Stati und Zielordnern:
– „Datei mit einem anderen Ordner freigeben“
– „Per Einfügen geteilte Dateien löschen“
„Per Einfügen geteilte Dateien zerstören“ nur PDM-Administrierenden zuweisen.
Berechtigungen: Übersicht
Beispiel: Berechtigungssicht.
Berechtigungen: Workflow-Status
Beispiel: Workflow-Statusberechtigungen.
Berechtigungen: Gruppen/Benutzer
Beispiel: Gruppen-/Benutzerrechte.
Wichtiger Hinweis: Geteilte Dateien nicht für SOLIDWORKS-Dateien mit Referenzstrukturen (SLDPRT, SLDASM, SLDDRW) verwenden. Für Office-/Dokumentdateien ist es ideal.
Methode 1: Kontextmenü
- Datei per Rechtsklick Kopieren.
- Im Zielordner Rechtsklick → Als Freigegeben einfügen.
Kopieren der Ausgangsdatei
Schritt 1: Kopieren.
Als Freigegeben einfügen im Zielordner
Schritt 2: Als Freigegeben einfügen.
Ergebnisansicht
Ergebnisansicht
Kein erneutes Einchecken nötig. Geteilte Dateien sind am grauen Symbol erkennbar.
Symbolik für als Freigegeben einfügen Dateien
Symbolik: graues Overlay.
Beispiel-Icons für geteilte Dateien
Beispiel-Icons für geteilte Dateien.
Gleicher Name, gleiche ID und gleicher Status in allen Instanzen
Gleicher Name, gleiche ID, gleicher Status in allen Instanzen.
Eigenschaften der geteilten Datei
Rechtsklick → Eigenschaften …
Reiter Verknüpfungen: Wo ist die Datei geteilt?
Reiter Verknüpfungen: zeigt alle Ordner, in denen die Datei geteilt ist.
Methode 2: Drag & Drop mit Rechtsklick
- Zwei Explorer-Fenster nebeneinander öffnen.
- Datei mit Rechtsklick greifen, in den Zielordner ziehen und loslassen.
- Im Menü Hier öffentlich wählen.
Drag-and-Drop mit Rechtsklick: Hier öffentlich
Rechtsklick-Drag: Hier öffentlich wählen.
Ergebnis der Drag-and-Drop Methode
Ergebnis identisch zu Methode 1.
Vergleich der beiden Methoden
Vergleich: beide Methoden erzeugen geteilte Dateien.
Praxis-Hinweise zu geteilten Dateien
- Auschecken: Wird eine geteilte Datei ausgecheckt, ist die lokale Kopie im entsprechenden Ordner beschreibbar; alle anderen Instanzen sind für denselben Benutzer/Arbeitsplatz als ausgecheckt markiert.
Ausgecheckte geteilte Datei: Markierungen
Markierungen beim Auschecken.
- Einchecken: Nur im in der Spalte „Ausgecheckt in“ gezeigten Ort möglich; andere Orte führen zu einer Meldung.
Fehlermeldung beim Einchecken am falschen Ort
Fehlermeldung beim Einchecken am falschen Ort.
- Löschen: Geteilte Dateien lassen sich über Löschen entfernen. Existierende Verknüpfungen verweisen dann auf die verbleibende Instanz. Zum Entfernen solcher Links: übergeordnete Datei auschecken und benutzerdefinierte Referenzen anpassen.
Geteilte Datei löschen: Kontextmenü
Löschen über Kontextmenü.
Bestätigungsdialog beim Löschen
Bestätigungsdialog.
Beispiel: geteilte Datei ist referenziert
Beispiel: referenzierte, geteilte Datei.
Warnmeldung beim Löschen einer referenzierten Datei
Warnmeldung beim Löschen.
Ergebnis: Link zeigt auf verbleibende Instanz
Ergebnis: Link zeigt auf verbleibende Instanz.
Hinweis: Der Befehl Als Referenz einfügen wird in einem separaten Beitrag behandelt.
Vorteile auf einen Blick
- Keine Dubletten: Eine Datei, mehrere sichtbare Orte.
- Konsistenz: Änderungen gelten für alle Instanzen (gleiches Objekt, gleiche ID).
- Transparenter Workflow: Einheitlicher Status über alle Ordner.
- Flexibel im Alltag: Unterschiedliche Cache-Versionen je Ordner möglich.
Fazit
Einfügen ist schnell, erzeugt aber leicht redundante Dateien ohne Bezug. Als Freigegeben einfügen sorgt für Ordnung, reduziert Dubletten und hält Workflows konsistent – ideal für Office-/Dokumentdateien, die an mehreren Stellen benötigt werden. Für SOLIDWORKS-Dateien mit Referenzen gilt weiterhin: eigene, eindeutige Dateien verwenden.
FAQ: Häufige Fragen
Ist „Als Freigegeben einfügen“ auch in PDM Standard verfügbar?
Nein, der Befehl steht in SOLIDWORKS PDM Professional zur Verfügung.
Warum sehe ich „Als Freigegeben einfügen “ ausgegraut?
Es fehlen Berechtigungen im Workflow-Status und/oder im Zielordner („Datei mit einem anderen Ordner freigeben“, „Per Einfügen geteilte Dateien löschen“). Wende dich an die PDM-Administration.
Kann ich geteilte SOLIDWORKS-Dateien verwenden?
Das wird nicht empfohlen, wenn Referenzstrukturen (SLDPRT, SLDASM, SLDDRW) betroffen sind. Nutze hier eigenständige Dateien mit eindeutigen Namen.
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