Optimisez votre gestion de projets avec Collaborative Tasks : 10 astuces incontournables

Auteur de l’article

Antoine Saintoyant
Business Consultant chez Visiativ Switzerland

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Tech-Tip 1 : Optimiser la gestion des tâches avec les filtres avancés

Contexte : Face à un grand nombre de tâches, il devient difficile de s’y retrouver. Les filtres vous permettent d’organiser vos tâches de manière claire et structurée.

Comment faire ?

1. Cliquez sur l’icône Filtre  dans la barre d’outils pour afficher les options de filtrage.
2. Appliquez l’un des filtres suivants :
   • Par Statut :
     • To Do (tâches planifiées ou à commencer).
     • In Work (tâches en cours).
     • Completed (tâches terminées).
   • Par Maturité : Affiche les états comme Draft, To Do, In Approval et Completed.
   • Par Date d’échéance : Organisez vos tâches selon leur échéance :
     • Overdue : Tâches en retard.
     • Today : Échéance du jour.
     • Tomorrow : À accomplir le lendemain.
     • This Week : Planifiées pour la semaine.
3. Combinez plusieurs filtres pour obtenir une vue personnalisée. Par exemple, affichez uniquement les tâches « In Work » avec une échéance « Overdue » pour identifier les priorités critiques.

Astuce Bonus :

Utilisez le filtre « Show Tasks Where I Am Candidate » pour repérer les tâches non assignées auxquelles vous pouvez vous attribuer directement.

📌 Avantage : En utilisant ces filtres, vous réduisez le bruit visuel et pouvez rapidement vous concentrer sur les tâches qui nécessitent votre attention immédiate.

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Tech-Tip 2 : Boostez votre productivité grâce au Multi-Select et aux modifications en masse

Contexte : Gérer plusieurs tâches une par une peut être chronophage. La fonction Multi-Select permet des actions groupées pour gagner du temps.

Comment faire ?

1. Activez le mode Multi-Select en cliquant sur l’icône Multiselect dans la barre d’outils. Toutes les tuiles des tâches afficheront une case à cocher.

1. Sélectionnez les tâches souhaitées (jusqu’à 20 simultanément).
2. Effectuez des actions groupées :
   • Modifier les propriétés : Cliquez sur Edit Selected pour ajuster :
     • Dates d’échéance.
     • Priorités (faible, moyenne, haute, urgente).
     • Statuts de maturité (To Do, In Work, Completed).
     • Assignations : ajoutez ou changez les responsables.
   • Actions rapides (clic droit) :
     • Mark as Complete : Marquer toutes les tâches comme terminées.
     • Duplicate : Créer des copies identiques des tâches.
     • Re-open : Rouvrir des tâches terminées.
     • Delete : Supprimer les tâches obsolètes.

Exemple concret :

Vous devez clôturer 10 tâches In Work pour les marquer comme terminées.

• Activez Multi-Select, cochez les tâches, puis sélectionnez « Mark as Complete » pour toutes les finaliser en un clic.

📌 Avantage : Une gestion rapide des tâches en masse permet de rester concentré sur des actions à forte valeur ajoutée tout en optimisant votre temps.

 

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Tech-Tip 3 : Centralisez vos livrables et pièces jointes avec Drag-and-Drop

Contexte : Chaque tâche peut nécessiter des documents, des livrables ou des pièces jointes pour faciliter le suivi des projets.

Comment faire ?

1. Ouvrez une tâche dans la vue Tuiles ou Propriétés.
2. Ajout de pièces jointes :
   • Sélectionnez un fichier depuis 3DSpace, 3DDrive, 3DSwym ou depuis votre bureau.
   • Glissez-déposez directement le ou les fichiers vers la zone Attachments.
3. Ajout de livrables :
   • Sélectionnez un fichier depuis 3DSpace, 3DDrive, 3DSwym ou depuis votre bureau.
   • Glissez-déposez directement le ou les fichiers vers la zone Deliverables.
4. [New] URL Link
   • Vous pouvez même ajouter des liens URL en cliquant sur New Link.

Astuce Bonus :

Déposez un fichier ou livrable sur une tâche à faire (To Do) pour l’ajouter automatiquement comme Attachments, ou sur une tâche en cours (In Work) ou terminée (Completed) pour l’ajouter au Deliverables.

📌 Avantage : Vos fichiers sont centralisés, facilement accessibles et associés aux bonnes tâches pour un meilleur suivi collaboratif.

 

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Tech-Tip 4 : Utilisez les commentaires pour renforcer la collaboration

Contexte : Besoin d’échanger des informations ou de valider des étapes d’une tâche ? La fonction Commentaires améliore la collaboration en temps réel.

Comment faire ?

1. Sélectionnez une tâche et cliquez sur l’icône Comments.
2. Rédigez votre commentaire dans la zone Write a Comment et validez avec Enter.
3. Répondre à un commentaire : Cliquez sur Reply sous un commentaire existant pour entamer une conversation.
4. Actions complémentaires :
   • Editer : Modifiez un commentaire en cliquant sur Edit.
   • Supprimer : Supprimez un commentaire si nécessaire.
   • Endorse : Validez ou soutenez un commentaire en cliquant sur 👍.

Astuce Bonus :

Les commentaires sont visibles instantanément pour toutes les parties prenantes assignées à la tâche, renforçant la transparence et l’efficacité des échanges. Utilisez le symbole @ suivis du nom d’un utilisateur pour le désigner dans le commentaire.

📌 Avantage : Une meilleure communication réduit les malentendus, accélère les validations et améliore le suivi des actions.

 

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Tech-Tip 5 : Assignez-vous facilement des tâches non attribuées

Contexte : Certaines tâches restent sans responsable. Prenez l’initiative de vous les assigner directement.

Comment faire ?

1. Filtrez les tâches avec l’option Show Tasks Where I Am Candidate.
   • Cela va filtrer les taches où vous apparaissez dans les membres en temps que Candidates for Assignment.
2. Parcourez les tâches disponibles.
3. Cliquez sur Assign to Self pour vous assigner la tâche.

📌 Avantage : Une méthode proactive pour éviter les tâches orphelines et fluidifier l’avancement des projets.

 

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Tech-Tip 6 : Exploitez les 6WTags pour un tri intelligent des tâches

Contexte : Lorsque vous gérez un grand nombre de tâches, il devient essentiel de les organiser efficacement en fonction de critères spécifiques. Les 6WTags permettent un filtrage contextuel puissant.

Comment faire ?

1. Utiliser les 6WTag :
   • Activez 6WTags pour filtrer ou associée une couleur à vos tâches.
   • Par exemple, filtrez par Who pour voir les tâches assignées à une personne spécifique ou par When pour afficher celles dues cette semaine.
2. Tri par Couleurs :
   • Pour appliquer des couleurs afin de distinguer visuellement vos tâches, il vous suffit d’ouvrir le menu au niveau d’un mot clés et d’activer Colorize

Astuce Bonus :

Utilisez le Multi-tags Refine pour combiner plusieurs filtres.

📌 Avantage : Une vue personnalisée et intuitive pour filtrer, organiser et prioriser vos tâches selon les critères qui comptent pour vous.

 

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Tech-Tip 7 : Dupliquez les tâches récurrentes pour gagner du temps

Contexte : Certaines tâches sont répétitives dans vos projets (ex. : réunions hebdomadaires, rapports réguliers). La duplication permet de gagner du temps tout en conservant la structure de base.

Comment faire ?

1. Sélectionnez la tâche à dupliquer.
2. Cliquez sur Options puis sélectionnez Duplicate.
3. Une copie de la tâche est créée avec les mêmes attributs : titre, description, assignees, etc.
4. Modifiez uniquement les informations nécessaires comme :
   • Date d’échéance.
   • Statut de maturité.
   • Priorité.

Astuce Bonus :

Combinez la duplication avec l’option Repeat lors de la création d’une tâche pour créer rapidement des séries de tâches similaires.

📌 Avantage : Moins de saisie manuelle pour des tâches récurrentes, permettant un gain de temps et une uniformité dans le projet.

 

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Tech-Tip 8 : Gérez vos notifications pour rester informé sans être submergé

Contexte : Recevoir des notifications est crucial pour le suivi, mais un trop grand nombre peut devenir perturbant. Personnalisez-les pour recevoir uniquement les informations pertinentes.

Comment faire ?

1. Accédez aux Préférences en cliquant sur ⚙ en haut à droite.
2. Aller dans la section Project Planning.
3. Filtrer vos notifications :
   • Choisissez uniquement les événements que vous souhaitez voir liés à vos projets.
4. Activez ou désactivez les notifications :
   • Choisissez où vous voulez recevoir les notifications :

1. • • Notifications Center
     • Alert
     • Mail
     • Browser

Astuce Bonus :

Marquez comme lus ou archivez les notifications déjà traitées.

📌 Avantage : Une gestion proactive des informations sans surcharge, pour rester concentré sur vos priorités.

 

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Tech-Tip 9 : Maximisez la visibilité grâce aux contextes de projet

Contexte : Les tâches peuvent appartenir à des contextes différents (projet, document, produit). Lier vos tâches à un contexte spécifique facilite la visibilité globale d’un projet.

Comment faire ?

1. Ouvrez votre Kanban Board dans Collaborative Tasks.
2. En haut de l’écran, cliquez sur le champ Context.
3. Choisir le Contexte :
   • Sélectionnez un projet ou produit existant via la recherche 3DSearch ou par Drag an drop depuis un autre widget
4. Basculer entre les contextes :
   • Cliquez sur Remove pour revenir à la vue My Tasks.
   • Ajoutez un nouveau contexte pour afficher les tâches pertinentes dans un cadre différent.

Astuce Bonus :

En créant des tâches lorsqu’un Context est définit celui-ci sera automatiquement lié à ces nouvelles taches.

📌 Avantage : Une organisation structurée par projet ou livrable pour centraliser toutes les tâches dans un environnement cohérent.

 

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Tech-Tip 10 : Simplifiez les tâches complexes avec des Checklists

Contexte : Les tâches complexes nécessitent souvent des sous-étapes. Une checklist permet de diviser une tâche en actions plus petites et concrètes.

Comment faire ?

1. Ouvrez la tâche concernée, puis accédez à l’onglet Checklist.
2. Cliquez sur New Item pour ajouter des sous-éléments.
3. Ajoutez un titre et une description pour chaque sous-étape.
4. Les assignees peuvent répondre à chaque élément avec :
   • Yes (Terminé).
   • No (Non réalisé).
   • No Answer (À traiter).
5. Suivez la progression globale grâce aux réponses des membres de l’équipe.

📌 Avantage : Une meilleure structuration pour clarifier les attentes et assurer le suivi des sous-tâches.