Astuce Visiativ Process : Copie du champ commentaire dans un champ du Processus

Auteur de l’article

Thomas Paumier
Application Engineer chez Visiativ Switzerland

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Problématique

 

Dans de nombreux processus, il est essentiel que les commentaires des étapes de validation ou d’approbation soient non seulement visibles dans l’historique, mais aussi intégrés directement aux notifications ou aux documents. Visiativ Process propose à cet effet un champ de commentaires spécifique, associé aux instances de tâche.

Cependant, cette particularité empêche d’intégrer facilement ces commentaires dans les vues ou les e-mails. Pour garantir la transparence de ces informations pour tous les participants, ce conseil technique explique comment transformer automatiquement ce champ de commentaires en un champ standard. De cette manière, les informations importantes peuvent être intégrées de manière fluide aux documents de processus ou aux e-mails de notification.

Problématique

Dans Visiativ Process, vous avez la possibilité, sur les formulaires d’action, d’ajouter un champ « Commentaire ».

Ce champ est un peu particulier, car il n’est pas lié à votre document de Processus, mais à vis instances de tâches. C’est-à-dire que vous pourrez avoir une valeur différente pour chaque action effectuée sur vos processus, ce qui vous permet ensuite de retrouver tous les commentaires depuis le tableau d’historique du processus.

Comme ces commentaires ne sont pas liés au document mais aux tâches, il n’est pas possible de les ajouter dans les vues ou dans les emails. Il peut être utile de retrouver le commentaire d’un valideur sur l’email d’intervention reçu par l’intervenant suivant.

Solution : Copier automatiquement le champ commentaire dans un champ standard

L’idée est de créer un champ texte standard, que l’on pourra appeler « Commentaire ».

A l’aide d’un script sur le formulaire d’action, nous allons copier le champ commentaire standard, dans notre champ spécifique.

Ainsi vous conserverez bien l’historique de tous les commentaires dans le tableau d’historique du document de processus, et vous pourrez ajouter les commentaires dans les emails d’intervention en utilisant votre champ spécifique.

Dans la gestion des champs de votre processus, créez un champ de type texte, et donnez-lui un nom système.

Sur vos formulaires d’action sur lesquels figurent un champ de type commentaire, ajoutez un script :

Renseignez le script suivant :

function onBeforeSubmit(actionKey){

  setValue(« custom_comment », getValue(« sys_Comment »));

  iWorkflowInstance.save(« custom_comment »);

  return true;

}

Remplacez « custom_comment » par le nom système du champ texte que vous avez créé précédemment.

Rajoutez ensuite le champ « custom_comment » dans votre modèle d’email d’intwervention.

Ainsi, les intervenants pourront directement voir les commentaires saisis par les opérateurs précédents, dans l’email d’intervention.

Résultat

Grâce à cette méthode, vous bénéficiez de deux avantages :

1. Transparence du processus : tous les commentaires restent visibles dans l’historique.
2. Plus de contexte dans les e-mails : les commentaires pertinents apparaissent directement dans les e-mails de notification, permettant ainsi au prochain intervenant d’avoir accès à toutes les informations nécessaires.

Conclusion

Le champ de commentaires de Visiativ Process est un outil précieux pour documenter les processus ; cependant, par défaut, il n’est disponible qu’au niveau des tâches. Grâce à un simple script, son contenu peut être automatiquement copié dans un champ standard. Ainsi, les commentaires sont disponibles à la fois dans les documents de processus et dans les e-mails. Cela garantit que les informations importantes ne soient pas perdues et que tous les participants aient accès au contexte complet à tout moment.