Comment administrer les espaces de collaboration et les niveaux d’accès utilisateurs dans 3DEXPERIENCE

Une collaboration efficace est un facteur clé de succès dans les processus modernes de développement de produits. Sur la plateforme 3DEXPERIENCE de Dassault Systèmes, cette collaboration s’effectue via des espaces de travail collaboratifs, des espaces numériques dans lesquels les membres d’un projet travaillent ensemble sur des conceptions, des documents et des données.

Afin que tous les participants puissent accéder uniquement aux contenus qui les concernent, la gestion de la visibilité et des droits d’utilisateur joue un rôle décisif.
Dans cette astuce technique, vous apprendrez étape par étape

• comment créer des espaces de travail d’équipe dans 3DEXPERIENCE,
• comment gérer les membres et
• quels niveaux d’accès (lecteur, contributeur, auteur, responsable, propriétaire) offrent quelles autorisations.

Que sont les espaces de travail collaboratifs dans 3DEXPERIENCE ?

La visibilité d’un espace collaboratif peut être augmentée ou diminuée (depuis 2024), la règle générale est donc toujours de restreindre par défaut la visibilité jusqu’à ce que vous définissiez que tout le monde doit avoir accès à ce qui est stocké sur un espace collaboratif.

Un exemple pour cela serait d’accorder automatiquement un accès de visibilité à la fabrication de tout ce qui a été publié/approuvé par l’équipe de conception.

Créer un nouvel espace de travail d’équipe

Lors de la création de l’espace de collaboration, il sera demandé de lui donner un titre, une description et de choisir le type d’espace à créer ainsi que sa visibilité.

Comprendre les types de visibilité et les niveaux d’accès

Il existe trois types de visibilité d’espaces de collaboration:

1. Privés
2. Protégés
3. Publics

Les données des espaces dont la visibilité est privée, ne sont accessibles qu’aux utilisateurs membres ayant accès au contenu de cet espace.

Les données des espaces dont la visibilité est protégée sont entièrement visibles aux utilisateurs qui ont accès à ces espaces et les données qui sont publiées ou obsolètes sont visibles pour tout le monde.
Les données des espaces de collaboration public sont visibles par tous les utilisateurs qu’ils appartiennent ou non à l’espace collaboratif. L’appartenance à l’espace collaboratif ne modifie plus donc la visibilité mais les possibilité modifications sur les données publiques ou sur leur gestion (modifier leur propriétaire, le fait d’avoir le droit de verrouiller la donnée ou de la déplacer, etc.)=.

Vue/exemple de visibilité protégée/publique

Pour qui l’espace de collaboration doit être visible pour les membres du tenant 3DX ?

Il est possible de créer deux genre d’espaces collaboratifs : ‘Design’ et ‘Standard’. Les espaces collaboratifs de type ‘Standard’ sont utilisés pour partager les objets enregistrés dessus avec tout le monde, comme des vis, des pièces standards achetées chez des fournisseurs, des capteurs etc. .
L’autre type d’espaces collaboratifs est ‘Design’ permettant d’enregistrer toutes les pièces de conception. C’est le type d’espace collaboratif à choisir par défaut.

Ajouter et gérer des membres

Une fois que l’espace collaboratif a été créé, celui-ci est vide et le créateur devenu automatiquement le propriétaire principale est le seul membre y ayant accès :

Il est possible d’ajouter des membres en cliquant sur le chevron à droite du nom de l’espace collaboratif puis sur ‘Add members’ :

Comprendre les niveaux d’accès et les autorisations

De là sont disponibles les différents niveaux d’accès au contenu de l’espace collaboratif :

Les niveaux d’accès sont définis de haut en bas de celui ayant le moins de permissions à celui en ayant le plus, avec comme règle implicite que chaque niveau a déjà les permissions du précédent à moins que l’administrateur ait configuré d’une autre manière. Exception faite du niveau d’accès Owner parfois configuré de telle manière que seules les actions d’administration lui sont permises. Les permissions associées à chaque niveau d’accès dépendront fortement de la configuration du tenant donc nous verrons ici l’idée derrière chaque niveau et la permissions associée :

1. Le Reader / Lecteur est un niveau d’accès ne permettant que la lecture la donnée sans permettre la modification des données associées à celle-ci comme les commentaires ou le fait de lui associer un signet. L’administrateur retirera en général toute action permise associée à cette donnée comme verrouiller/déverrouiller, déplacer la donnée à un autre espace collaboratif ou en modifier le propriétaire.
   Ce niveau d’accès est très peu permissif et sera en général associé au fait de laisser une personne externe accéder en lecture à la donnée tout en s’assurant du niveau minimum de permission.
2. Le Contributor / Contributeur est aussi un niveau d’accès ne permettant que la lecture de la donnée sans permettre sa modification mais celui-ci permet par défaut le fait d’ajouter des commentaire, de bookmarker la donnée etc., (le reste étant selon la configuration).
   Les utilisateurs internes voulant accéder à des pièces standard pourront donc facilement l’utiliser en la bookmarkant par exemple.
3. L’Author / Auteur est un niveau d’accès permettant l’édition de la donnée sans permettre cependant sa validation
4. Le Leader / Responsable est un niveau d’accès permettant donc aussi l’écriture mais aussi la validation du contenu en permettant que celui-ci prenne le statut ‘Publié’ ou ‘Obsolète’. C’est le niveau d’accès le plus haut concernant la modification de données, et celui-ci est plus haut que le rôle Owner car son objectif est différent.
5. Le Owner / Propriétaire est un niveau d’accès d’administration de l’espace collaboratif car le fait de posséder ce rôle d’accès permet de donner ou retirer les droits d’accès aux autres membres. Ce rôle là n’est donc pas exclusif du fait d’être Leader et peut être donné indépendamment du fait d’être Leader ou non.
   Il est possible d’imaginer une entreprise dans lesquels les informaticiens, administrateurs de la plateforme donnent des accès à des espaces de collaboration sans eux-mêmes avoir le droit de modifier les données techniques.

Conclusion : garantir une collaboration structurée dans 3DEXPERIENCE

La gestion cohérente des espaces de travail collaboratifs et des accès utilisateurs est essentielle pour garantir une collaboration sécurisée, structurée et productive sur la plateforme 3DEXPERIENCE.

En contrôlant de manière ciblée la visibilité et les rôles, vous protégez non seulement les données sensibles, mais vous favorisez également un travail de projet transparent et efficace, de la conception à la fabrication en passant par la gestion.