Visiativ Process : Gérer correctement les polices de caractères grâce au connecteur de valorisation de documents

L’application Visiativ Process est fourni avec un connecteur de valorisation documentaire. Celui-ci permet de générer, depuis un document de processus, un fichier Word ou PDF depuis un document modèle au format Word. Ceci permet de figer les informations contenues dans un document de processus, dans un fichier avec une mise en page maîtrisée (mise en forme, intégration de logos etc…), et qui peut ensuite être communiqué à l’extérieur de l’entreprise.

Exemple de modèle de document utilisant une police spécifique

Exemple de fichier généré par le connecteur de valorisation. La police d’origine a été substituée par la police Arial.

Cet article vous explique comment construire vos modèles de documents Word afin que ce problème ne se produise pas.

Le connecteur de valorisation documentaire fonctionne de la manière suivante :

• Vous modélisez un document au format Word, et y intégrez des signets, ou des champs de fusion, qui seront remplacés par les valeurs de votre document de processus. Ce document modèle est ensuite stocké dans un espace documentaire du portail.

• Sur votre diagramme de processus, sur une action d’une étape, vous ajoutez le connecteur de valorisation documentaire. Son paramétrage imposera que vous lui indiquiez l’emplacement de votre fichier modèle, et l’endroit où stocker le fichier généré en sortie (typiquement, dans un champ pièce-jointe de votre processus)

Lorsque votre connecteur se déclenche, un traitement s’exécute sur le serveur d’application Visiativ Process. Le fichier Word du modèle est récupéré, les signets ou champs de fusion sont remplacés par leurs valeurs, et le résultat est enregistré dans un fichier Word ou PDF. Il est important de comprendre que tout ce traitement est effectué côté serveur.

La librairie logicielle Aspose.Words for Java,  embarquée avec Visiativ Process, est utilisée pour manipuler les documents Word.

Dans sa structure interne, votre fichier Word (au format .docx) contient l’intégralité des textes de votre document, mais aussi les définitions des mises en forme utilisées (marges, couleurs, taille des textes, polices utilisées, etc…). Il se peut que vous ayez utilisé dans votre modèle de document Word, créé depuis votre poste de travail, une police de caractère non présente sur le système d’exploitation de votre serveur Visiativ Process.

Lorsque la librairie Aspose manipulera votre fichier Word, pour chacune des polices utilisées dans votre document, elle essayera :

• De retrouver exactement cette police sur le système d’exploitation du serveur

• Si la police n’a pas été trouvée, une police de la même famille (exemple : si Arial Black est utilisée mais non trouvée, la police Arial sera alors recherchée) sera recherchée sur le système d’exploitation du serveur

• Si aucune police n’a encore pu être trouvée, la police sera recherchée dans les polices de caractères embarquées dans le document Word

• En tout dernier lieu, une police de caractères de substitution sera utilisée

Tout ce mécanisme est détaillé en profondeur dans cet article de la documentation officielle Aspose : https://docs.aspose.com/words/java/manipulate-and-substitute-truetype-fonts/.

Nous l’avons vu, la génération d’un document utilisant de mauvaises polices de caractères par le connecteur de valorisation documentaire provient de l’absence de ces polices sur le système d’exploitation du serveur.

Afin de se prémunir de cet effet de bord dû à l’environnement d’exécution, il est possible de construire ses modèles de documents au format Word, en embarquant toutes les polices utilisées dans le fichier docx lui-même. Ainsi, même si ces polices sont absentes du serveur sur lequel s’exécute Visiativ Process, la librairie Aspose utilisera les polices embarquées.

Afin d’embarquer les polices de caractères dans votre modèle, avant d’enregistrer votre document dans Word, allez dans les options :

Dans la menu « Enregistrer », sous la section « Préserver la fidélité lors du partage du document », cochez l’option « Incorporer les polices dans le fichier ».

Sauvegardez ensuite le document Word sur votre poste de travail. Vous constaterez que sa taille aura augmentée, puisque le fichier docx contient désormais les polices de caractères utilisées. Téléchargez votre nouveau fichier modèle dans l’espace documentaire Visiativ Process, en remplacement de l’ancien fichier utilisé.

Vous constaterez désormais que lorsque le connecteur de valorisation documentaire s’exécutera, vos polices de caractères seront conservées dans votre fichier.

Après incorporation des polices de caractères dans le fichier modèle, le document généré utilise les bonnes polices de caractères

Thomas Paumier, Application Engineer chez Visiativ Switzerland